proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan
...
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang senantiasa melimpahkan rahmat dan ridho-Nya, sehingga kami dapat
menyelesaikan penyusunan makalah mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi II yang berjudul “Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan”.
Shalawat serta salam tetap tercurah
kepada Nabi besar Muhammad SAW.
Yang mana
beliau telah memberikan kita petunjuk kepada jalan yang benar.
Tak lupa, kami mengucapkan terima kasih kepada bapak Fadil
Yamali selaku Dosen kami dalam pembelajaran mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi II, juga kepada semua teman-teman yang telah memberikan dukungan
kepada kami dalam menyelesaikan makalah ini.Kami menyadari jika dalam menyusun
makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, dengan hati yang
terbuka kritik serta saran yang konstruktif guna kesempurnaan makalah
ini.
Demikian makalah ini kami susun, apabila ada kata-kata yang
kurang berkenan dan banyak terdapat kekurangan, kami mohon maaf yang
sebesar-besarnya. Dan hanya kepada Allah-lah kita berlindung dan mengharapkan taufiq serta
hidayahnya. Amin Ya
Rabbal Almin....
Palembang,26 April 2017
Kelompok 7
Kelompok 7
SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI II
“PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN”
Disusun oleh
: Kelompok 07
Nama anggota / NIM : 1.Dela
Agustin
2.Denny Apriani
3.Asri Ayu Aritmatika
4.Nada Asria Dwi A.
Dosen : FADIL YAMALI, S.E.,M.Si.
Paket :
CA 15.1
FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH PALEMBANG
2017
DAFTAR
ISI
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………….................... 1
A. LATAR BELAKANG…………………………………………………………........….............1
B. RUMUSAN MASALAH………………………………………………........……….............. 2
C. TUJUAN PENULISAN……………………………………………………........…….............2
BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………………........……..............…3
II.1.PROSES BISNIS
PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN…………….........…...........3-6
II.2.PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN….....................6
II.3.PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN...........................................................7
II.4. PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG
DAGANG …...........…8
II.5.PROSES BISNIS
KAS YANG DITERIMA PADA REKENING………………….…...…..........9
II.6.PROSES BISNIS PENJUALAN TUNAI………………………………………………............10
BAB III
PENUTUP…………………………………………………………………...….......…..........11
III.1.KESIMPULAN……………………………………………………………..….......…...........11
III.2. SARAN…………………………………………………………………….......……............11
DAFTAR
PUSTAKA…………………………………………………………………...........…..........12
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Proses bisnis yang berjalan dalam
organisasi semakin lama semakin berkembang. Proses transaksi yang ada juga
semakin rumit. Dalam hal ini suatu organisasi tidak bisa hanya mengandalkan
pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu, pengembangan sistem
informasi merupakan suatu keharusan bagi organisasi dalam menjalankan aktivitas
bisnisnya.
Perusahaan yang aktivitas operasionalnya yang masih
manual ketika mencoba menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan
data, maka masalah yang pertama dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus
dikeluarkan. Pembiayaaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware,
pembangunan sistem dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis.
Sementara perusaan yang sudah memiliki sistem pemrosesan terkomputerisasi.
Ketika melakukan pengembangan sistem informasi akan menghadapi masalah pada
aspek fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya pengembangan,
upgardinghardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek
non-fisik meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen, dan kualitas
sistem informasi.
Penerapan sistem informasi disuatu
organisasi merupakan seluruh cara dalam memenangkan persaingan yang semakin
ketat dan menjadikan informasi sebagai sumber daya yang harus dikelola dengan
tepat. Sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan
informasi untuk mendukung operasionalnya, manajemen dan fungsi penentu
pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga
akan mengalami masalah jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan
inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu sebelum
melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi
secara multidimensi terhadap berbagai yang mungkin berpengaruh terhadap
kesuksesan suatu sistem baru.
1.2 Rumusan
Masalah
1. Jelaskan Langkah-Langkah dalam proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan ?
2.
Data Apa saja yang
disimpan dan diproses dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan ?
3.
Bagaimana
pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan ?
4.
Bagaimana proses
bisnis manajemen akun pelanggan ?
5.
Bagaimana
pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang ?
6.
Bagaimana proses bisnis
kas yang diterima pada rekening ?
7. Bagaimana proses bisnis penjualan tunai ?
1.3Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui aktivitas dalam proses bisnis
pengelolaan pelanggan
2.
Untuk mengetahui
data-data yang disimpan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan
3.
Dapat menjelaskan
mengenai pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan
4.
Dapat menjelaskan
proses bisnis manajemen akun pelanggan
5.
Untuk mengetahui
pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang
6.
Untuk mengetahui
proses bisnis kas yang diterima pada rekening
7.
Dapat menjelaskan
mengenai proses bisnis penjualan tunai
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan
2.1.1 Tinjauan
Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi:
·
Permintaan informasi(Pilihan)·
·
Pembuatan kontrak(Pilihan)
·
Penerimaan pesanan
·
·
Pengiriman
·
·
Penagihan
Permintaan informasi dan pembuatan kontrak
adalah aktivitas pilihan, karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau
diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa
organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting.
Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau
permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan
dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk,
harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika
pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai
pesanaan potensialnya.
Pembuatan Kontrak
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk
menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan
kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian
mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.
Memasukkan Pesanan
Memasukkan
pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan
pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang.
Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau
jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi
enterpriseresourceplanning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan
harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.
Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut
delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke
pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan
barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di
lokasi produksi atau distribusi.
Beberapa
dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan
sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk
setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading
disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan
sampai ke pelanggan.
Personel pengiriman akan mempostinggoodsissuenotice ketika barang sudah
dikirimkan. Shippingadvice adalah sinonim dari goods issue notice.
Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan
dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan
diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses
bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang
dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.
2.1.2 Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat
besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Record
Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang
berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses
pesanan penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses
pesanan penjualan.
SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master:
Record penjualan ke pelanggan Record pengiriman ke pelanggan Record penagihan
ke pelanggan Record pembayaran ke pelanggan Ketika record master penjualan ke
pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat
dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki
pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan
adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan
informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari
saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.
Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua
informasi yang berkaitan dengan pelanggan record master pelanggan dibuat
sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master
pelanggan digunakan dalam proses penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam
record yaitu antara lain :
1.
Record penjualan kepelanggan
2.
Record pengiriman kepelanggan
3.
Record penagihan kepelanggan
4.
Record pembayaran pelanggan
Field data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan
informasi kedalam R/3. R/3 mengarahkan proses inputdenga menunjukkan urutan
isian pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category
data data yang berkaitan dengan pelanggan. Adapun layar createcustomer antara
lain yaitu :
Ø
Initial Screen, layar awal ini
memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik
recordmastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan eksternal.
Ø
Customer Address, layar awal ini
memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa teks. Nama perusahaan
dimasukkan dalam field nama. Fieldpencaraian digunakan untuk memasukkan suatu
fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika kode perusahaan
dibutuhkan untuk masukkan.
Ø
Control Data Screen, fields yang
dimasukkan dalam pada layar ini tergantung pada kebutuhan khususperusahaan.
Salah satunya field yang diperlukan adalah field area tranportasi, yang
mengidentifikasikan wilayah regional dimana pengangkutan dialokasikan.
Ø
Marketing, layar ini
digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf mengenai pelanggan.
Ø
Payment Transaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak pelanggan.Field
yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer rekening bank,
rincian referensi dan lainnya.
Ø
Unloading Point, latyar ini
digunakan untuk memasukkan dimana barang yang diterima pelanggan belum
dibongkar dan untuk memasukkan factorycalendar milik pelanggan, yang menentukan
tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan.
Ø
Foreign Trade, layar ini
digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan pengemndalian ekspor.
Ø
Contact Person, layar ini
digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan orang kontak.
Ø
Account Management, layar ini
digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi
adalah rekening buku besar yang diperbaruhi secara pararel dengan posting
piutang dagang.
Ø
Payment Transaction, layar ini
mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran
secara otomatis. Layar ini dapat menenntukan sejarah pembayaran yang akan terus
dipelihara dengan memeilihatrafield khusus.
Ø
Correspondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu
dunnuingprocedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunningprocedure
adalah tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelangagan
yang terlambat melakukan pembayaran.
Ø
Insurance, layar ini
digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan asuransi kredit ekspor.
Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi, perusahaan asuransi,
bulan dan presentase pengurangan.
Ø
Sales, layar ini
digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang bertanggung
jawab kepada pelanggan.
Ø
Shipping, layar ini
digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.
Ø
Billing, layar ini
digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.
Ø
Taxes, layar ini
digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban pajak
pelanggan.
Ø
Layar Output, layar ini
digunakan untuk mengubah spesifikasi defaultoutput untuk berbagai dokumen yang
dapat dihasilkan bagi pelanggan.
Ø
Partner Function, ketika record
penjualan kep[elanggan dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master
tagihan kepada pembayara dan pengiriman untuk kepelanggan yang sama dengan
menggunakan informasi yang ada
2.1.3 Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3
Standar pemrosesan pesan adalah istilah
yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan
pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar umumnya diterima
melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice email. Pertama-tama ,
diterbitkan quotation untuk pelangagn, jikan tidak ada maka pesan aan dibuat
jika pelangagan memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah sesuatu pesanan
dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat.
2.2 Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan
2.2.1 Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry)
memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan.
Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan
data deskriptip mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika
diperluakan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan
pengiriman sesungguhnya signifikan, ikan, maka pemberitahuan pesanan akan
dikirimkan kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan
sedang diproses. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh
menejemen atau fungsi organisasi yang independendari fungsi pesanan penjualan.
2.2.2 Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu
kebagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit
meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi
dari menjemen secara umum dan khusus. Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan
kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.
2.2.3 Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai yang ada pada pickinglist. Pickinglist disiapkan
dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses
pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambialan akan dimasukkan untuk
memperbaruhi informasi pengiriman pada database pesanan. Record persediaan
diperbaruhi untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya yang diambil dan
dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan dilanjutkan dibagian pengiriman.
Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah ditransfer.
2.2.4 Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan
yang ada pada pickinglist bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada
pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar
pengepakan disiapkan secara inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang
disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen
pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian
pengiriman secara khusus menyiapkan billof lading untuk pengiriman. Tembusan
daftar ing diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan.
2.2.5 Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan denagn menyiapkan
faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian
penagihan melakukan verifikasi pesana dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan
kepada pelanggan, faktur dicatat pada jurnal penjualan dan pemberitahuan
dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara periodik, jurnal disiapkan dan
dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakuakanposting ke buku besar.
2.2.6 Piutang dagang dan Buku
Besar
Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan
pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur
pesanan secara inividual dan piutang dagang menangani informasi rekening
pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piuatan dagang ke pelanggan.
Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan. Pengendalian total
dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal
yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar.
2.3 Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan
Proses
bisnis pesanan pelanggan mencangkup pemrosesan piutang dagang sampai
pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.
2.3.1 Piutang Dagang
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau
jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Ada dua pendekatan dasar
pada aplikasi piutang dagang yaitu proses open sistem dan proses
balanceforward. Pada pemrosesan open item, pencatan terpisah dikelolah pada
sistem piuatang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar. Pada pemrosesan
balanceforward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan saldo total
pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara
individu.
2.4 Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang
Dagang
Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses
bisnis.
2.4.1 Penerimaan kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke
piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya
akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan.
2.4.2 Penagihan
Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur
yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan
. hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses
langsung ke pencatatan piutang dagang.
2.4.3 Piutang
dagang
Piutang dagang bertanggung jawab untuk
mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh
departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari
bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan
penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.
2.4.4 Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi
menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening
pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening
dengan kerugian piutang.
2.4.5 Buku
besar
Buku besar mengelola rekening pengendali
piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang
dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima
dari penagihan dan penerimaan kas.
2.4.6 Retur
dan potongan penjualan
Retur dan potongan penjualan memerlukan
pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang
dagangan yang rusak,kekurangan dalam pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya
perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang
dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan antara pelanggan dan
departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya).
2.4.7 Penghapusan
pitutang dagang
Hal pokok dalam penghapusan adalah
analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan
dengan menggunakan laporan saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat digunakan
sebagai upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini
melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat
tindak lanjut dan menggunkan agen- agen pengumpul piutang untuk melakukan
pendekatan ke pelanggan untuk membayar.Akan tetapi,sejumlah rekening memang sudah tidak layal lagi dan harus
dihapus.
Gambar 7.7
mengilustrasikan pemisahan fungsi dalam
proses bisnis penghapusan piutang dagang.Departemen kredit memulai proses
penghapusan dengan menyiapkan memo penghapusan(atau dokumen yang sejenis) yang
disetujui oleh treasurer atau fungsi independen lainnya.Bagian piutang dagang
melakukan otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima memo
penghapusan yang telah disetujui.Tembusan memo penghapusan yang telah disetujui
juga dikirimkan ke pihak ketiga yang independen (internal audit seperti yang
ada pada gambar 7.7) untuk tujuan pencatatan.Ini diperlukan karena setelah
penghapusan,piutang dagang tidak akan masuk dalam rekening yang aktif.Gambar
7.7 menunjukkan secara rinci peran pihak ketiga yang independen.Sebagai
catatan,internal audit menginformasikan penghapusan secara langsung kepada pelanggan
untuk memastikan bahwa tidak ada lagi pengumpulan piutang dagang untuk rekening
yang sudah dihapus.Karyawan akan menahan pembayaran dari pelanggan dan mengatur
rekening pelanggan sebagai yang telah dihapus sehingga pelanggan tidak akan
ditagih kembali.
2.5 Proses Bisnis Kas Yang Diterima pada Rekening
2.5.1 Tinjauan
Proses bisnis kas yang diterima pada
rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan
harus selalu diakui. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang penting.
Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari
penerimaan pembayaran. Pemisahan fungsi fungsi juga pengendalian yang harus
dilakukan.
§ Mailroom:
pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka san cek serta bukti
pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Daftar pembayaran
uang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan
bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol total
diberikan kepenerimaan kas. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total
disimpan urut tangga
§ Penerimaan
kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan
tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan
dengan slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujuhi. Dan
memposting jurnal penerimaan kas dan melajutkan kan nyakebuku besar. Daftar
pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip disimpn urut tanggal. Deposit dilanjutkan
seluruhnya ke bank.
§ Piutang
dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting
ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar
pembayaran. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar
pembayaran dan tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan
tembusan control total dilanjutkan ke buku besar.
§ Buku
besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari
rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke
buku besar. Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir
sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus
direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang dagang.
Jurnal dan control total disimpan urut tanggal.
§ Bank :
Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan
slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran
yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.
§ Audit
Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik.
Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam
proses bisnis penerimaan kas.
2.5.2 Sistem
Pengumpulan Lock-Box
Dalam
pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. Jika suatu perusahaan tidak
dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar secara lebih cepat, ia dapat
menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float. Sistem lock-box
deposit adalah pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan
dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum dipostingdirekening pelanggan.
2.6
Proses Bisnis Penjualan Tunai
Perbedaan signifikan antara proses bisnis
penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak
adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis
penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin
utama pada sistem pengendalian.
Penjualan tunai dicatat pada register kas
atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan
disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.
Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal
dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.Penjualan
tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan
dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk
pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk
menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada
dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit
pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan seperti
memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih membaca faktur dan juga
bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga digunakan agar
pelanggan memberikan perhatian pada jumlah sesungguhnya yang ada
pada register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri
rekeningnya) dan menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh
dari teknik customer audit.
Supervisi bertugas mengobservasi kinerja
stafnya. Teknik supervisi mencakup penggunaan professionalshopper, yaitu orang
yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan
mengobservasi pencatatan transaksi.
Teknik Imprest digunakan untuk
mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam
pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat. Petugas
klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan
nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus
mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini
diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran
untuk mengestimasi tingkat persediaan, namun cara ini dapat mengurangi
kecurangan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan meliputi aktivitas sebagai berikut Permintaan informasi, pembuatan kontrak, memasukkan pesanan, pengiriman,
dan penagihan.Siklus transaksi yang mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan
mencakup pemisahan fungsi – fungsi berikut : pemrosesan pesanan, penjualan,
otorisasi kredit, penjagaan barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang,
dan buku besar.
Proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan meliputi pemrosesan piutang dagang melalui pengumpulan pembayaran pelanggan. Siklus
transaksi mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan termasuk
pemisahan fungsi : penerimaan kas, otorisasi kredit, penagihan piutang
dagang, dan buku besar. Prosedur untuk penanganan retur dan potongan
penjualan dan prosedur yang digunakan untuk menghapus piutang dagang perlu
dirancang dan dikendalikan dengan hati-hati.
3.2 Saran
Dari makalah yang kami paparkan bahwa kami sedikit
memberikan saran bagi yang membaca makalah ini agar bisa memahami aktivitas
aktivitas dalam proses bisnis pengelolaan pelanggan terdapat langkah-langkahnya
yakni permintaan informasi,pembuatan kontrak,penerimaan
pesanan,pengiriman,penagihan,bukan itu saja yang perlu dipahami namun
siklus-siklus transaksi dalam proses
bisnis terdapat banyak macamnya.
Daftar Pustaka
Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2006. Sistem
Informasi Akuntansi, Edisi 9, Yogyakarta : Andi
Komentar
Posting Komentar